Utrzymanie porządku w miejscu pracy za każdym razem jest wielkim kłopotem wszystkich pracowników, zwłaszcza jeśli mówimy o porządku w różnego rodzaju dokumentach. Ważne jest, by co kilka lat archiwizować dawne oraz nieaktualne dokumenty, aby zrobić miejsce na nowe. Sprawny dostęp do dokumentacji jest priorytetem w pracy biurowej, dlatego też należy zapewnić odpowiednie szafy przeznaczone do przechowywania. Wspaniałym wyjściem, zwłaszcza w pracy w recepcji, przykładowo przychodni w szpitalu jest szafa kartotekowa. Tego typu szafy w ogromnej liczbie przypadków są wykonane z metalu, dlatego też są bardzo odporne na wielokrotne zamykanie i otwieranie. Producenci szaf kartotekowych metalowych oferują wszelakie rozwiązania: każdą ilość szuflad osadzonych na najwyższej jakości prowadnicach mających za zadanie zabezpieczać przed wypadaniem, pozycję stojącą lub wiszącą tejże szafy, szeroki wachlarz formatów szaf. Jest możliwy też dobór koloru szafy kartotekowej. W środku szafy spokojnie schowamy wszelkich wymiarów teczki, segregatory itp. Szafa kartotekowa { jest też w bardzo wielu przypadkach zamykana na zamek tradycyjny albo elektroniczny, więc możemy być spokojni jeśli chodzi o bezpieczeństwo znajdujących się w niej akt. Reasumując, przy wyborze szafy kartotekowej powinniśmy kierować się tym, do jakich celów ma zostać użyta, z jakiego tworzywa jest zrobiona, ile lat gwarancji oferuje wytwórca, ile wynosi max. udźwig półek oraz/lub szuflad, czy kolorystycznie będzie pasować do miejsca, w którym będzie się znajdować.